W najprostszej formie FMEA to metoda identyfikowania potencjalnych problemów i nadawania im priorytetów, abyś mógł zacząć je rozwiązywać lub łagodzić.

W ten sposób podchodzisz do zarządzania procesem z punktu widzenia najgorszego scenariusza. Idealna praca dla pesymisty.

Zacznijmy od podstawowej terminologii, aby umieścić rzeczy w kontekście.

Przyczyny awarii – w każdym procesie istnieje wiele sposobów, aby coś poszło nie tak. Każdy z tych sposobów myślenia jest znany jako tryby w kontekście FMEA. Może to być tak proste, że Karolina z księgowości jest chora, a to stwarza problem dla działu księgowości i pobieranie opłat. Lub może to być bardzo skomplikowany problem w ogromnym zakładzie produkcyjnym działającym z zautomatyzowaną technologią. Podstawowa koncepcja jest nadal taka sama – sposób, w jaki coś może pójść nie tak, postrzegany jest jako sposób niepowodzenia; tryb awarii.

Analiza efektów – ta jest jeszcze prostsza. Jakie są skutki awarii elementu procesu? Czy to dlatego, że praca Karoliny jest opóźniona o jeden dzień? Czy może Michał ma tego samego dnia dwa razy więcej pracy, żeby utrzymać porządek? Ale jaki jest wpływ jednego z tych wyników na wyniki firmy w szerszym zakresie? Co jeśli dodatkowe obciążenie pracą Michała spowoduje błędy w pośpiechu? Michał jest miłym facetem, ale jest tylko człowiekiem. Analiza skutków początkowego problemu oznacza podążanie ścieżką przyczynowości i badanie każdego potencjalnego problemu stamtąd.

Zatem w ramach FMEA celem ćwiczenia jest identyfikacja wszystkich różnych trybów awarii, a następnie ocena potencjalnego szkodliwego wpływu każdego z nich. Ważne jest, aby ocenić szereg różnych sposobów, w jakie efekty mogą być szkodliwe. Uczymy się tego na szkoleniach FMEA i jest do podstawowa baza do dalszych ćwiczeń.

Może być tak dotkliwe konsekwencje, jak w przypadku błędu British Airways. Może to być częstotliwość ich występowania; na przykład ile wad występuje w każdej partii produkcyjnej. Lub może to być tak nieuchwytna porażka – trudno ją zatrzymać, zobaczyć, a nawet zidentyfikować na samym początku.

Potencjalnym skutkom należy nadać priorytet, abyśmy mogli je systematycznie rozwiązywać. W ramach FMEA priorytetowo traktujemy je w kolejności wymienionej powyżej: dotkliwość, częstotliwość, łatwość wykrywania.

Po zdefiniowaniu priorytetu firma może rozpocząć pracę z długą listą potencjalnych awarii procesów, pojedynczo lub w powiązanych grupach. Rozwiązując najpierw najniebezpieczniejsze problemy, a na końcu te mniejsze, trudniejsze, firma minimalizuje narażenie na ryzyko tak skutecznie, jak to możliwe.

Polecany artykuł: Metoda FMEA – FMEA w RCA [analizie przyczyn pierwotnych

Kiedy korzystamy z FMEA?

Krótka odpowiedź: cały czas.

Kluczowe przypadki użycia są naprawdę w momentach zmian. Zachęca się do ciągłej iteracji i oceny, ale nie wszystkie firmy mają zasoby, aby mieć dedykowany zespół ds. Procesów i czas wśród swoich innych pracowników na wniesienie wkładu w dochodzenie. Ciągłe wykonywanie FMEA może skutkować większą nieefektywnością niż korzyści dla firmy, która nie jest do tego przygotowana.

Podstawowym przypadkiem użycia byłoby zaprojektowanie nowego procesu. Proces może przybrać formę nowego sposobu działania zespołu: nowe zasady i procedury. Lub nowy proces może mieć zastosowanie do świadczenia zupełnie nowej usługi, w której wchodzisz na niezbadane terytorium bez wcześniejszych podobnych procesów do zbudowania. Może nawet odnosić się do nowego produktu w procesie produkcji, dystrybucji, a nawet użytkowania tego produktu przez klientów w ramach szerszej oceny ryzyka.

Ramy są szerokie i ogólne, dzięki czemu można je zastosować do wielu różnych scenariuszy.

Podczas budowania nowego procesu o dowolnej formie proces ten powinien być dobrze udokumentowany i zmapowany. Po wykonaniu tego projektu możesz zobaczyć FMEA jako ocenę ryzyka swojej koncepcji. Ta technika powinna pozwolić ci przeżyć ten proces i zbadać, jak to będzie w akcji. Gdy odkryjesz różne tryby awarii, będziesz mógł dostosować i ulepszyć proces przed wdrożeniem.

FMEA jest również często stosowany w ponownym zastosowaniu procesu lub przeprojektowaniu. Być może bierzesz istniejący proces i chcesz go ulepszyć lub użyć go ponownie w dostosowany sposób na nieco innym przypadku użycia. Ilekroć proces ma ulec znacznej zmianie, FMEA służy do wykrywania tych potencjalnych nowych problemów, które mogły wyniknąć ze zmian.

Prawdziwym momentem, w którym musisz korzystać z FMEA, jest to, że nie korzystałeś z niej skutecznie w przeszłości: kiedy nadchodzi katastrofa. Jest to pozycja, w której znajdowało się kiedyś British Airways. Po wystąpieniu problemu musisz przeprowadzić pełne dochodzenie w sprawie tego, co się wydarzyło, dlaczego tak się stało i jak można temu zapobiec w przyszłości – nie pozwól, by rozpoczęła się normalizacja dewiacji!

Oczywiście nie można zatrzymać każdego problemu. Wszyscy widzieliśmy Raport mniejszości. Ale dzięki skutecznemu wykorzystaniu FMEA możesz ponownie ocenić swoje procesy, aby, mam nadzieję, zminimalizować szkody wynikające z tych błędów lub incydentów.

Przeprowadzanie i dokumentowanie analizy awarii i analizy skutków: Podręcznik użytkownika

Pierwsza zasada FMEA: zawsze dokumentujesz procesy

Chodzi o to, że zawsze musisz udokumentować swoje procesy. Jeśli nie masz ich udokumentowanych, będziesz miał trudności z ich zrozumieniem i ulepszeniem w jakikolwiek znaczący sposób.

Co więcej, dzięki FMEA mierzysz ryzyko – w grę może wchodzić życie ludzi – więc musisz pokazać, że podjąłeś wszystkie niezbędne środki, aby przynajmniej nadać priorytet bezpieczeństwu. Dokumentowanie procesów jest niezwykle ważne.

W przypadku FMEA zalecanym podejściem według  jest wykorzystanie systemu siatki do kategoryzacji analizy, a następnie obliczeń  w celu ustalenia priorytetu.

Pierwszym krokiem podczas przeprowadzania analizy jest określenie zakresu tego, co oceniasz. Czy jest to pojedynczy proces, większy obieg pracy dla całego działu, czy produkt lub usługa?

Przywołajmy przykład bankomatu i w jaki sposób dostarcza on pieniądze ludziom. Pierwszym krokiem jest rozbicie go na szereg funkcji. Następnie możesz poradzić sobie z każdą funkcją na raz i przejść przez cały proces. Proces przebiega od lewej do prawej wzdłuż kolumn w łatwy do naśladowania sposób. Każdy potencjalny efekt niepowodzenia jest wymieniony, a następnie otrzymuje wynik w kolumnie obok niego.

S oznacza nasilenie i jest oceniane w skali 1-10, przy czym 10 jest najbardziej katastrofalne. Następnie oceniasz przyczynę problemu i podajesz każdej przyczynie częstotliwość lub częstotliwość występowania: O. Następnie oceniasz kontrole na miejscu, aby zatrzymać te problemy i przypisujesz wynik wykrywania (D), aby zmierzyć, jak łatwo jest wykryć czy te kontrole działają. Ten wynik wykrywania opiera się na zdolności kontroli do wykrycia przyczyny problemu po jego wystąpieniu, ale zanim klient zetknie się z problemem.

Te z dziesięciu wyników są następnie wykorzystywane do obliczania numeru priorytetu ryzyka po prostu mnożąc je wszystkie razem: S x O x D.

Wynik krytyczności w następnej kolumnie, wymieniony tutaj jako CRIT, jest obliczany przez pomnożenie ważności i występowania.

Numer priorytetu ryzyka i wynik krytyczności powinny być następnie wykorzystane do ustalenia kolejności, w której przeprowadzany jest przegląd procesu. Jest to szczególnie ważne, jeśli proces jest już w toku, aby zminimalizować ryzyko tak skutecznie, jak to możliwe.

Trzy kluczowe kwestie, o których należy pamiętać podczas korzystania z FMEA:

Upewnij się, że w proces zaangażowani są wszyscy kluczowi interesariusze. Ten rodzaj przeglądu procesu wymaga całej wiedzy zespołu, aby był skuteczny. Nawet jeśli jesteś dużą firmą z dedykowanym zespołem ds. Procesów, pracownicy pracujący bezpośrednio nad projektem – na przykład bankomat – będą lepiej rozumieli, jak system działa i jak się ze sobą współpracuje. Mogą też mieć lepsze pojęcie o tym, jakie rozwiązania można znaleźć w celu rozwiązania pojawiających się problemów.
Zrozum zakres FMEA. Nie możesz uruchomić tego procesu dla całej firmy – jest po prostu zbyt dużo danych, aby się nimi bawić. Podczas przeprowadzania analizy musisz zagłębić się w konkretny proces. Być specyficznym. Zdefiniuj, z czego będzie się składać analiza, a czego nie.
Po raz ostatni udokumentuj swoje procesy. Jeśli coś pójdzie nie tak w przyszłości, bardzo docenisz działania swojej przeszłości, jeśli możesz wrócić do przeglądu dokumentacji z poprzedniej analizy. Ponadto, jeśli jesteś firmą, która musi przestrzegać standardowych procedur operacyjnych lub przepisów, Twoja FMEA wykaże swoje zaangażowanie w realizację tych celów.